O data mapping é um dos principais pilares da governança de proteção de dados. Por ser um processo muito transversal, envolvendo todas as áreas da organização, torna-se trabalhoso e muitas vezes lento. É comum o sentimento que o inventário nunca está totalmente atualizado e pronto para uma auditoria.
Não se trata somente de identificar os dados pessoais tratados pela organização, mas identificar e compreender todo o contexto da operação de tratamento, envolvendo os sistemas e fornecedores envolvidos, medidas de segurança, processos de retenção e eliminação de dados, volumetria, entre outras informações relevantes. Esse processo, no entanto, consome muito tempo e recursos da organização.
Por que o data mapping consome tanto tempo?
Para um público já familiarizado com a proteção de dados, a complexidade do data mapping não é uma surpresa. Os fatores que o tornam um processo demorado e complexo incluem:
- Quantidade de sistemas e aplicações
Um dos fatores que mais consomem tempo no processo de Data Mapping é a quantidade de sistemas e aplicações que sustentam os processos de negócio das organizações. Com a expansão das ofertas em modelo SaaS (Software as a Service), a adoção de novas plataformas tornou-se simples, rápida e financeiramente acessível.
Essa facilidade trouxe um efeito colateral: o aumento exponencial do número de sistemas utilizados em diferentes áreas da empresa. Cada um deles pode participar direta ou indiretamente de uma operação de tratamento de dados pessoais, e, portanto, precisa ser devidamente inventariado para que o mapeamento seja completo e consistente.
Por exemplo, para identificar se determinada operação de tratamento envolve transferência internacional de dados, é necessário saber onde cada sistema que apoia essa operação está hospedado. Sem o inventário atualizado, torna-se impossível determinar com precisão se há ou não fluxo internacional de dados, o que compromete a qualidade e a confiabilidade do Data Mapping.
- Mudanças constantes nos sistemas e processos
Nas organizações, nada permanece igual por muito tempo. Novos projetos são lançados, sistemas são substituídos, fornecedores mudam e processos são revisados para atender novas demandas do negócio ou requisitos regulatórios. Cada uma dessas mudanças afeta, direta ou indiretamente, as operações de tratamento. Por isso, o Data Mapping não é um documento fixo ou um projeto, mas um processo vivo. Sempre que uma área implementa uma nova ferramenta, integra uma API, cria um formulário ou altera um fluxo de atendimento, a forma como os dados são coletados, tratados e armazenados também muda.
Manter esse inventário atualizado requer monitoramento contínuo e visão integrada dos sistemas corporativos. Quando essa gestão depende apenas de planilhas ou trocas manuais de informações, o mapeamento se torna rapidamente defasado, perdendo seu valor como instrumento de governança e compliance.
- Uso de planilhas
Ainda é comum que o mapeamento de dados pessoais seja conduzido por meio de planilhas compartilhadas entre áreas e colaboradores. Embora pareça uma solução simples e de baixo custo, essa abordagem rapidamente se mostra ineficiente e difícil de sustentar.
Planilhas não foram projetadas para suportar processos colaborativos complexos. À medida que várias pessoas passam a editar o mesmo arquivo, aumentam os riscos de informações duplicadas, inconsistentes ou até excluídas acidentalmente. Além disso, não há controle de acesso granular.
Outro ponto crítico é a ausência de rastreabilidade. Planilhas não registram logs de alteração, o que impede saber quem mudou o quê, quando e por qual motivo. Isso compromete a integridade do inventário e reduz sua confiabilidade como fonte de evidência em auditorias internas ou externas. Por fim, o esforço para consolidar e revisar informações dispersas em diferentes arquivos torna o processo lento, suscetível a falhas e praticamente inviável em organizações de médio e grande porte.
Empresas que buscam maturidade em governança de privacidade e segurança da informação já perceberam que o Data Mapping precisa estar apoiado em plataformas especializadas, que ofereçam controle de acesso, logs e automações para manter o inventário vivo e confiável.
Plataformas que tornam o Data Mapping mais simples e prático
O data mapping é um processo importantíssimo e trabalhoso. Fazer tudo manualmente usando planilhas realmente não tem sido o caminho seguido pelo mercado. É necessário automatizar esse processo, para tornar ele mais simples e pratico. Ferramentas especializadas, como a plataforma SimpleWay, transformam o Data Mapping em um processo contínuo, colaborativo e confiável. Em vez de perder tempo consolidando planilhas, os profissionais podem focar em análise, riscos e estratégias de governança.
- Visualização e gestão centralizada: A plataforma centraliza as informações do inventário consolidando informações do tratamento de dados em um único local. Essa abordagem oferece uma visão unificada e facilita a governança e o trabalho das equipes.
- Manutenção simplificada: A plataforma facilita a atualização do data mapping, conforme a empresa evolui. As mudanças podem ser implementadas rapidamente, garantindo que o inventário esteja sempre em conformidade e atualizado.
- Redução de custos: Ao automatizar tarefas manuais e reduzir o tempo de trabalho da equipe, a plataforma diminui o custo operacional associado ao data mapping. Isso permite que a empresa otimize recursos e os direcione para outras áreas estratégicas da governança.
- Tomada de decisão orientada por dashboards: Com dashboards integrados, a SimpleWay transforma o inventário de operações de tratamento em insumos estratégicos de gestão. As visualizações permitem compreender rapidamente onde estão os maiores volumes de dados pessoais, quais operações envolvem maior risco e como evolui o nível de conformidade da organização. Essa visão consolidada apoia decisões mais assertivas sobre políticas de privacidade, priorização de ações e alocação de recursos, tornando a governança de proteção de dados mais ágil e baseada em evidências.
O Data Mapping é, de fato, um processo trabalhoso e transversal, que envolve diferentes áreas, fornecedores e sistemas. Essa característica torna sua condução naturalmente complexa, especialmente quando se busca uma visão completa e integrada do tratamento de dados dentro da organização.
Mais desafiador ainda do que construir o inventário inicial é mantê-lo atualizado e vivo. Um inventário começa a ter real valor quando reflete a operação atual da empresa e serve como base para decisões estratégicas, não apenas como um registro estático.
Com o apoio de soluções tecnológicas, como a SimpleWay, o inventário de operações de tratamento pode deixar de ser apenas um requisito de conformidade e se tornar uma ferramenta de gestão, capaz de revelar ineficiências, redundâncias e oportunidades de melhoria nos processos de negócio.
Quando bem implementado, o Data Mapping deixa de ser apenas uma obrigação e passa a ser um ativo estratégico, que gera valor, apoia decisões e fortalece a maturidade da governança de proteção de dados.