Mesmo em cenários onde a organização já possui um inventário estruturado, raramente ele permite um suporte estratégico para o dia a dia do DPO. É muito comum o processo de inventário estar consumindo muito tempo, não permitir visibilidade integrada e dificultar a prestação de contas para o comitê, alta administração e entidades de fiscalização e auditoria. Cenários como esse geram pontos cegos e podem expor o DPO e a organização.
Algumas reflexões sobre pontos importantes que dificultam uma gestão de inventário mais estratégica para o DPO.
1. O inventário é obsoleto e não reflete a realidade atual da organização
Seu inventário foi criado, por exemplo, na época da implementação da LGPD e só recebe atualizações pontuais. Os novos sistemas, processos de negócio podem estar de fora.
O impacto real: O Data Mapping e o RoPA acabam não representando a realidade. Com isso, a governança de segurança cibernética, privacidade e IA não acompanha a evolução dos processos de negócios e, consequentemente, ignora os riscos atuais. Além disso, se o DPO e os colaboradores consultam planilhas separadas, sistemas isolados ou confiam na memória para saber quais dados estão sendo processados, o inventário falhou.
A falta de uma gestão centralizada, integrada a todas as áreas do negócio, leva à inconsistência e retrabalho. Em caso de auditoria da ANPD, sua empresa apresentará informações conflitantes, o que pode ser um sinal claro de não conformidade.
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2. O Inventário não atualizado dificulta o atendimento aos direitos de titulares.
Quando chega uma solicitação de acesso ou exclusão, o DPO precisa “caçar” onde os dados estão. O inventário não reflete a realidade, não possui os sistemas nem os responsáveis envolvidos nas operações de tratamento.
Impacto real: retrabalho, atraso, risco de descumprimento legal, sobrecarga pessoal e desgaste com jurídico e TI.
3. Base legal mal documentada
Se o inventário não especifica a base legal de cada operação de tratamento, ou não documenta adequadamente, o DPO tem dificuldade de defender hipótese jurídica em reuniões e auditorias. E, pior, gera insegurança para quem opera e para empresa em si.
Impacto real: o DPO vira “um ponto de insegurança”, ao invés de ser visto como facilitador e ponto de suporte de negócios para conformidade legal.
4. Falta de integração do inventário de operações de tratamento com o inventário de TI
Se os sistemas de TI não estão inventariados adequadamente, especialmente em que região o ativo está hospedado, como o DPO pode concluir se tem ou não transferência internacional de dados envolvida no processo ?
Impacto real: O DPO pode estar deixando um “ponto cego” importante na conformidade com a transferência internacional de dados.
5. Integração do processo de inventário com o processo de resposta a incidente
Um dos pontos importantes do processo de resposta a incidente é necessidade de comunicação a ANPD, dependendo do incidente. A reflexão aqui é que o prazo é bastante curto e o DPO poderá precisar compartilhar com a autoridade informações especificas envolvendo o tratamento e os sistemas envolvidos. Manter o inventário de sistemas, já alimentado com as medidas de segurança implementadas pode fazer toda a diferença para atender o prazo de comunicação.
Impacto real: O DPO pode não conseguir fazer a comunicação de modo adequado e ou dentro do prazo.
6. Data mapping com baixa cobertura de informações de terceiros
Quando há compartilhamento de dados com outras organizações, é importante que o mapeamento reflita os terceiros envolvidos; isso é necessário para subsidiar a definição de criticidade dos mesmos no processo de avaliação de riscos de segurança cibernética e privacidade.
Impacto real: se houver um incidente, o DPO poderá precisar comprovar a atuação preventiva quanto a avaliação e monitoramento dos principais terceiros envolvidos nos tratamentos de dados.
7. Agentes de IA não contemplados no inventário
Praticamente todas as organizações estão usando de alguma maneira aplicações de IA. É muito importante que o DPO assegure que esses sistemas estejam inventariados (inclusive fornecedores e infra de TI que os sustentam) e associados com os processos de negócios.
Cada agente de IA precisa estar inventariado para permitir entendimento do impacto do mesmo nas operações de tratamento, especialmente quanto ao atendimento dos princípios da LGPD, como transparência, finalidade, segurança, etc.
Impacto real: o DPO não consegue prestar contas sobre transparência, dados envolvidos, segurança e ética no uso da IA.
A gestão madura do inventário e do data mapping transcende a mera obrigação de conformidade e pode representar um instrumento estratégico para a atuação do DPO e para a governança integrada de segurança cibernética, privacidade e IA.
As sete armadilhas identificadas revelam um cenário comum: organizações que tratam o inventário como algo estático em modelo de projeto (início e fim), e não como um processo vivo e integrado à operação da empresa. Essa abordagem compromete não somente a conformidade legal, mas ao próprio papel DPO.
O investimento em plataformas integradas de governança, como a SimpleWay, que unifiquem inventário de sistemas, agentes de IA, processos de negócio e terceiros não é mais um diferencial, mas sim uma condição de viabilizar o papel e atuação do DPO, para toda e qualquer organização.